Planifier une réunion avec un contact dans une fiche d'informations

Après avoir intégré votre calendrier Google ou Office 365, vous pouvez planifier des réunions avec des contacts depuis les fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction ou de ticket.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à vos contacts, entreprises, transactions ou tickets. 
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône Réunions meetings. Dans la fenêtre qui s'ouvre en bas de l'écran, configurez votre réunion :
  • Ajouter un titre à votre réunion.
  • Cliquez sur Sélectionner le type de réunion pour choisir le type de réunion. Cette option est uniquement disponible si vous avez activé les types d'appels et de réunions personnalisés.
  • Cliquez sur le menu déroulant Participants pour rechercher et sélectionner d'autres contacts qui doivent être inclus dans la réunion.
  • Définissez l'heure de début de votre réunion.
  • Cliquez sur Durée pour définir la durée de votre réunion.
  • Saisissez une description pour votre réunion.
  • Cliquez sur l'icône vidéo insertVideo pour insérer une vidéo Zoom ou UberConference dans votre réunion.
  • Cliquez sur l'icône Joindre attach pour joindre un fichier à votre réunion.
    

    Remarque : Pour ajouter un lien Zoom ou UberConference à votre réunion, votre adresse e-mail d'utilisateur HubSpot doit correspondre à votre adresse e-mail Zoom ou UberConference.

  • Cliquez sur le menu déroulant Associé à pour rechercher et sélectionner les fiches d'informations que vous souhaitez associer à la réunion, ou décochez les fiches d'informations pour les retirer.
  • Sélectionnez l'option Ajouter à Google Agenda ou Ajouter au calendrier Office 365 pour ajouter cette réunion à votre Google Agenda ou Office 365 et pour envoyer une invitation au contact concerné. Cliquez ici pour savoir comment connecter votre Google Agenda ou votre Calendrier Office 365 à votre CRM.

• Si l'option Ajouter à Google Agenda ou Ajouter au calendrier Office 365 est sélectionnée, cliquez sur Enregistrer. 
  • Si Ajouter à Google Agenda ou Ajouter au calendrier Office 365 est sélectionné :
    • Une adresse e-mail doit être enregistrée dans la propriété E-mail du contact pour qu'il reçoive une invitation.
    • Une fois votre réunion enregistrée, votre contact recevra par e-mail une invitation contenant un fichier .ics qu'il pourra ajouter à son propre calendrier.
    • Une réunion acceptée sera automatiquement créée dans votre calendrier.
  • Si vous n'avez pas sélectionné Ajouter à Google Agenda ou Ajouter au calendrier Office 365, aucune invitation de réunion ne sera envoyée.

Remarque : Si vous ne disposez pas encore de l'intégration avec les Google Agenda ou le calendrier Office 365, vous pourrez l'effectuer lorsque vous planifierez une réunion.