Avec l'outil Réunions, vous créez une page personnalisée sur laquelle vos prospects et vos clients peuvent voir vos disponibilités et réserver un créneau pour une réunion , tout cela en évitant d'interminables échanges d'e-mails. Vous trouverez ci-dessous des informations sur le fonctionnement de cet outil.
Pour pouvoir utiliser l'outil Réunions, vous devez avoir intégré votre calendrier Google ou Office 365 avec HubSpot, et avoir choisi vos disponibilités par défaut. Les disponibilités sont les moments de la journée où il vous est possible d'assister à des réunions. Tout événement de votre calendrier marqué comme Occupé est automatiquement retiré des créneaux ouverts à la réservation.
Pour commencer, accédez à HubSpot Sales > Outils de vente > Réunions.
Maintenant que vous avez configuré vos disponibilités, vous voilà prêt à réserver des créneaux pour des réunions. Pour ce faire, partagez le lien de prise de rendez-vous ou intégrez ce lien dans un widget sur votre site.
Accédez au tableau de bord de vos réunions : Outils de vente > Réunions. Sur cette page, vous pouvez partager les liens par défaut, ou créer votre propre lien. Pour partager le lien d'une réunion, sélectionnez l'option Copier le lien. Voici des exemples courants d'endroits où ces liens peuvent être utilisés :
Lorsqu'un utilisateur clique sur le lien de prise de rendez-vous, il est redirigé vers une page où sont répertoriés tous les créneaux horaires disponibles. Il peut ainsi choisir l'heure qui lui convient le mieux.
Vous avez également la possibilité d'intégrer le widget de l'outil Réunions directement sur votre site web. Les internautes qui consultent votre site pourront ainsi prendre rendez-vous avec vous. Accédez à Outils de vente > Réunions. Passez le curseur de la souris sur le widget Réunions que vous voulez intégrer à votre site, puis sélectionnez Intégrer. Choisissez le style de votre widget, puis copiez le code dans le code HTML de votre site web.
Lorsqu'un prospect sélectionne une heure, via le lien de votre réunion ou via le widget Réunions intégré à votre site, la réunion est ajoutée à votre calendrier et vous en êtes averti par e-mail.
Pour obtenir des informations plus détaillées sur les réunions, consultez le guide utilisateur relatif à l'outil Réunions. Ce guide couvre les sujets suivants :
Pour créer un modèle d'e-mail commercial, procédez comme suit :
Lors de la création du modèle, il est possible d'ajouter des jetons de personnalisation dynamiques pour n'importe quelle propriété de contact ou d'entreprise de votre CRM. Vous pouvez également ajouter directement un lien vers une réunion. Il existe deux types de liens :
Pour éviter tout problème de mise en forme, nous vous recommandons de créer le modèle avec notre éditeur et de ne pas faire de copier/coller. Si vous souhaitez quand même effectuer des copier/coller, vérifiez que vous utilisez bien le texte brut, puis effectuez les mises en forme nécessaires dans notre éditeur de modèles.
Lorsque le modèle vous convient, enregistrez-le dans le dossier de votre choix, puis décidez si vous souhaitez ou non le partager avec les membres de votre équipe. Enfin, cliquez sur Enregistrer le modèle.
Les modèles peuvent être envoyés dans le CRM, depuis le dossier d'un contact, ou bien directement depuis votre boîte de messagerie. Ces deux méthodes sont détaillées ci-dessous.
En haut du tableau de bord des modèles figurent des indicateurs sur l'envoi des modèles. Il s'agit d'un aperçu du taux d'ouverture, du taux de clics, du nombre total d'envois, ainsi qu'un récapitulatif des utilisateurs de votre portail qui offrent les meilleurs résultats.
Vous pouvez filtrer cette vue d'ensemble par utilisateur ou par période. Si vous voulez approfondir le sujet et voir d'autres rapports sur des modèles spécifiques, sélectionnez Afficher tous les rapports.
Les séquences permettent de mettre en place une série d'e-mails personnalisés qui sont transmis à votre prospect au fil du temps. Elles permettent de rassembler les liens vers les réunions, ainsi que les modèles créés dans les sections précédentes de ce guide. Vous trouverez ci-dessous des informations sur le fonctionnement de cet outil.
Pour créer une séquence, procédez comme suit :
Lors de la création d'une séquence, vous avez la possibilité d'ajouter des modèles d'e-mail, ainsi que des rappels des tâches à effectuer. Une séquence peut compter cinq e-mails maximum, mais vous pouvez ajouter autant de tâches que vous le souhaitez.
Après avoir ajouté un modèle, vous pouvez personnaliser le contenu de l'e-mail, puis sélectionner le délai entre chaque envoi. Si un contact répond à l'un des e-mails que vous lui avez envoyés, la séquence s'interrompt automatiquement (les messages d'absence automatiques ne sont pas pris en compte).
Si vous souhaitez que chaque e-mail de votre séquence soit envoyé en réponse au premier message, cochez l'option Activer le mode conversation à côté du bouton Enregistrer.
Vous pouvez intégrer un contact à une séquence à partir du dossier de ce dernier ou directement dans Gmail. Ces deux méthodes sont détaillées ci-dessous.
Dans Outlook, procédez comme suit :