Comment les outils du logiciel Sales Pro s'intègrent au CRM

Rédigé par HubSpot | 14 Aug 2017 à 4:00:00

Lorsque vous ouvrez votre portail HubSpot Sales, vous parvenez sur un tableau de bord surmonté d'un menu de navigation.

Ce menu de navigation vous permet d'accéder aux outils Contacts, Entreprises, Transactions et Tâches, à tous vos outils de vente et aux paramètres.

Éléments de navigation du CRM :

  • Les pages Contacts, Entreprises et Transactions incluent les principales fonctions du CRM. Cliquez ici pour obtenir des informations sur vos prospects et vos clients.
  • La page Tâches présente une vue d'ensemble des tâches que vous avez créées dans le CRM. Elle sert à organiser vos tâches quotidiennes et à les classer par ordre de priorité.

Éléments de navigation des outils de vente :

  • Le menu Notifications vous amène à votre flux d'activités de suivi des e-mails.
  • La page Modèles contient tous les modèles d'e-mails créés par votre équipe et vous. Accédez à cette page pour créer des modèles ou afficher les indicateurs de performance. Ces modèles peuvent être utilisés lorsque vous rédigez des e-mails pour vos contacts dans le CRM ou dans votre client de messagerie.
  • Le menu Séquences ouvre un tableau de bord répertoriant toutes les séquences que les membres de votre équipe ou vous avez créées. Utilisez cette page pour créer une séquence ou modifier une séquence existante. L'inscription d'un contact dans une séquence s'effectue dans le CRM (dans le dossier du contact) ou dans votre client de messagerie.
  • Sur la page Documents figure la liste de tous les documents ajoutés par les membres de votre équipe ou vous, ainsi que les performances de chaque document. Vous pouvez ajouter des documents ou partager l'un de ceux qui existent déjà. À l'instar des modèles, les documents peuvent être joints à un e-mail lors de sa rédaction dans le CRM ou dans votre client de messagerie.
  • La page Prospects contient 3 éléments : le flux des activités de consultation de votre site web, la base de données Company Insights de HubSpot ainsi que le flux des événements et actualités.
  • La page Réunions présente un tableau de bord de tous les liens vers les réunions créées par défaut, ainsi que vers les réunions que vous avez créées, le cas échéant. Cliquez sur ce menu pour créer un lien vers une réunion ou modifier les paramètres d'une réunion. Les liens vers les réunions peuvent être copiés directement depuis cette page ou ajoutés à vos modèles d'e-mails.
  • La File d'attente des appels contient la liste des contacts que vous avez ajoutés à votre file. Sur cette page, vous pouvez ajouter plus de contacts à la file d'attente ou lancer les appels. Vous pouvez également ajouter des contacts à la file d'attente des appels depuis leurs propres dossiers.

Vue d'ensemble des dossiers CRM

HubSpot Sales Pro facilite l'utilisation du CRM. Il est important d'avoir des notions sur les types de dossiers du CRM pour profiter pleinement de ces outils.

HubSpot CRM contient trois types de dossiers :

  • Contacts
  • Entreprises
  • Transactions 

Chaque type de dossier dispose de ses propres spécificités, même si la présentation générale reste identique. Prenons l'exemple du dossier de contact ci-dessous.

À gauche figurent des informations sur le contact. Vous avez la possibilité d'effectuer les actions suivantes :

  • Modifier l'avatar du contact
  • Modifier n'importe quelle propriété du contact
  • Afficher l'historique des propriétés
  • Gérer les propriétés qui apparaissent par défaut dans le dossier du contact 

Vous trouverez ci-dessous d'autres informations sur le dossier en cours de consultation (entreprise ou transaction associées, score prévisionnel du lead, abonnement à une liste, pièces jointes, etc.).

En haut à droite du dossier figure une zone permettant d'interagir avec le contact :

  • Nouvelle note : ajoutez une note au dossier du contact.
  • E-mail : rédigez et envoyez des e-mails au contact. Vous pouvez envoyer un modèle, inscrire le contact dans une séquence, joindre un document et ajouter le lien vers une réunion.
  • Appel : appelez le contact ou ajoutez ce dernier à votre file d'attente. Vous pouvez enregistrer les appels, qui seront ensuite ajoutés au journal du contact.
  • Enregistrer les activités : ajoutez des informations sur les éventuels appels, e-mails ou réunions qui n'ont pas été effectués depuis HubSpot.
  • Créer une tâche : créez une tâche associée au contact et attribuez-lui une date d'échéance. Vous recevrez un e-mail automatique pour vous rappeler la date d'échéance.
  • Planifier un rendez-vous : créez un événement d'agenda que vous pouvez partager avec le contact.

En bas à droite du dossier figure le journal du contact. Toutes les interactions avec le contact y figurent. Vous pouvez filtrer ce journal à l'aide de la liste déroulante intitulée Filtrer la chronologie. Par défaut, les éléments suivants sont affichés : notes, appels, e-mails commerciaux, tâches, réunions et activités de suivi d'e-mails.

Afficher les filtres

Chaque type de dossier du CRM (Contacts, Entreprises, Transactions, Tâches et Prospects) est équipé d'un filtre d'affichage. Ce filtre apparaît sous forme de menu latéral à gauche du tableau de bord de chaque type de dossier.

Dans le menu latéral, vous pouvez ajouter des filtres correspondant aux propriétés du CRM. Vous pouvez ajouter autant de critères de filtre que vous le souhaitez.

Un groupe de critères de filtre peut être enregistré sous forme de Vue en sélectionnant Créer une vue. Les vues permettent d'appliquer plusieurs fois un ensemble de critères de filtre sans avoir à recréer la combinaison. Elles peuvent être enregistrées en vue d'une utilisation personnelle ou pour être partagées avec votre équipe.

Pour sélectionner une vue pré-enregistrée, cliquez sur la liste déroulante en haut du menu latéral. Vous pouvez choisir trois types d'affichages :

  • Vues standards : elles apparaissent par défaut dans chaque compte CRM.
  • Mes vues : toutes les vues qui ont été enregistrées mais qui ne sont pas partagées avec les membres de votre équipe.
  • Vues partagées : toutes les vues créées et partagées par les membres de votre équipe.

Extension HubSpot Sales

L'extension HubSpot Sales ajoute des fonctionnalités du logiciel Sales Pro à votre client de messagerie lorsque vous travaillez en dehors du CRM. Elle peut être ajoutée à Chrome pour une utilisation dans Gmail ou à la version bureau d'Outlook. Découvrez comment installer l'extension.

Fonctionnement de l'extension HubSpot Sales une fois celle-ci installée :

  • Rédigez un nouvel e-mail dans votre client de messagerie.
  • Dans la fenêtre de rédaction de l'e-mail, vous avez accès aux modèles, aux séquences et aux documents.
  • Vous pouvez également activer le suivi des e-mails et enregistrer l'e-mail concerné dans le CRM.
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