Suivre et enregistrer des e-mails avec le complément Hub Sales pour Outlook

Suivez et enregistrez des e-mails avec le complément HubSpot Sales pour Outlook.

Ces deux types d'e-mail possèdent des caractéristiques différentes détaillées ci-dessous : 

• E-mail suivi : si le suivi est activé, vous serez averti lorsque le contact ouvrira l'e-mail via une notification pop-up sur votre bureau si vous avez installé l'application HubSpot Sales pour la barre de tâches Windows, ou si vous utilisez Chrome avec l'extension HubSpot Sales Chrome dans votre navigateur Chrome. Les utilisateurs de compte Hub Sales payant reçoivent également des notifications lorsque le destinataire clique sur l'un des liens proposés dans l'e-mail. Ces informations sont enregistrées dans le flux d'activité de votre compte HubSpot, ou dans votre application de la barre d'état Windows si vous utilisez le complément Hub Sales pour Outlook. Les e-mails suivis, mais pas enregistrés, ne sont pas enregistrés dans la chronologie des contacts dans HubSpot. 
• E-mail enregistré : e-mail enregistré sur la chronologie des contacts dans HubSpot. Les pièces jointes incluses dans l'e-mail seront également enregistrées dans la fiche d'informations du contact. Vous pouvez assurer le suivi de vos communications par e-mail avec un prospect dans HubSpot pour vous aider à comprendre où il en est dans votre entonnoir de vente. Vous pouvez également vous appuyer sur l'historique de ces e-mails pour optimiser le suivi de vos leads les plus prometteurs en établissant une communication régulière avec ces derniers. L'objectif d'un e-mail enregistré consiste à enregistrer les interactions qu'il suscite entre son destinataire et vous-même, mais il ne vous donne aucune information sur les taux de clics ou d'ouverture. 

Gardez à l'esprit qu'il est possible d'envoyer un e-mail qui est à la fois suivi et enregistré. Vous pouvez ainsi savoir lorsqu'il est ouvert et en conserver une copie dans HubSpot. 

Cet article aborde le suivi des e-mails et l'enregistrement des e-mails avec le complément Hub Sales pour Outlook. Si vous utilisez le complément pour Office 365, découvrez comment suivre et enregistrer des e-mails avec le complément pour Office 365 dans ce guide : Suivre et enregistrer les e-mails avec le complément pour Office 365. 

Suivre des e-mails

Pour envoyer un e-mail suivi à l'aide du complément pour Outlook depuis Outlook sur un PC : 

• Connectez-vous à votre compte Outlook. 
• Rédigez un nouvel e-mail. 
• Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail. 
• Cochez la case Suivre les e-mails dans le menu du message, puis cliquez sur Envoyer. 

Afficher le statut de l'e-mail suivi

Avant que votre contact n'ouvre l'e-mail, la ligne objet de l'e-mail et le destinataire apparaîtront dans votre flux d'activité dans HubSpot en tant que Envoyé. 

Vous pouvez également voir les interactions de vos contacts avec les e-mails suivis à partir de l'extension Chrome ou à partir de la barre d'application de Windows. Pour accéder à votre flux d'activité à partir de l'extension Chrome, cliquez sur le logo HubSpot sprocket dans l'angle supérieur droit de votre navigateur Chrome. 

Vous pouvez également consulter votre flux d'activité depuis l'application de la barre d'état pour Windows si vous avez installé le complément Hub Sales pour Windows. Cliquez sur le logo HubSpot sprocket dans la barre d'état Windows.

Enregistrer des e-mails

Pour enregistrer un e-mail et ajouter de nouveaux contacts dans HubSpot depuis un e-mail enregistré, l'adresse que vous utilisez dans votre client de messagerie doit correspondre à :

• un utilisateur de votre compte ;
• Une de vos adresses e-mail connectées
• Un alias dans votre client de messagerie (un alias qui a été configuré dans votre boîte de réception Gmail connectée, ou un alias ajouté à Profil et préférences).

Vous pouvez spécifier des adresses e-mail et des domaines de messagerie pour lesquels vous ne souhaitez pas enregistrer d'e-mails dans les paramètres de votre compte HubSpot. Vous pouvez également ajouter ces domaines et adresses e-mail dans les paramètres de votre complément. 

Remarque : Les e-mails de plus de 30 Mo ne seront pas enregistrés dans votre compte HubSpot. Les pièces jointes sont incluses dans cette limite. Vos e-mails seront bien transmis au contact, mais ils n'apparaîtront pas dans sa fiche d'informations.

Pour envoyer un e-mail enregistré à l'aide du complément pour Outlook depuis Outlook sur un PC : 

• Rédigez un nouvel e-mail dans Outlook.
• Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail. 
• Dans le menu du message, sélectionnez Connexion au CRM. Votre adresse Cci sera automatiquement renseignée dans le champ Cci.
• Cliquez sur Envoyer.

Afficher un e-mail enregistré dans HubSpot

Les e-mails enregistrés dans HubSpot à l'aide de l'extension pour Outlook seront automatiquement associés à la fiche d'informations du destinataire, à la fiche d'informations de la société associée et aux cinq dernières fiches d'informations de transaction associées au contact.

Pour afficher un e-mail enregistré dans HubSpot : 

• Dans votre compte HubSpot, accédez à vos contacts, entreprises ou transactions.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations. 
• Sur la chronologie, localisez l'e-mail enregistré. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes dans l'e-mail : 
  
  1. Fiches d'informations associées : cliquez pour modifier les fiches d'informations d'entreprise ou de transaction associées.
  2. Épingler : cliquez pour épingler l'e-mail en haut de la chronologie du contact.
  3. Supprimer : cliquez pour supprimer l'activité d'e-mail de la chronologie.
  4. Détails : cliquez pour afficher des informations précises sur l'envoi de l'e-mail. 
  5. Développer : cliquez pour afficher l'intégralité du corps de l'e-mail. S'il s'agit d'une conversation e-mail en continu, cliquez sur Afficher le fil pour voir tous les e-mails. 
  6. Pièces jointes : cliquez pour ouvrir les pièces jointes associées à cet e-mail spécifique.
  7. Répondre : cliquez sur Répondre pour répondre à l'e-mail directement depuis HubSpot.  

Remarque : Pour répondre aux e-mails depuis HubSpot et enregistrer les réponses entrantes dans HubSpot, votre boîte de réception doit être connectée.