Suivre et enregistrer les e-mails avec le complément Hub Sales pour Office 365

Rédigé par HubSpot Support | 7 Jul 2020 à 4:00:00

Suivez et enregistrez les e-mails avec le complément Hub Sales pour Office 365. Ces deux types d'e-mail possèdent des caractéristiques différentes détaillées ci-dessous :

  • E-mail suivi : si le suivi est activé, vous serez averti lorsque le contact ouvrira l'e-mail via une notification pop-up sur votre bureau si vous avez installé l'application HubSpot Sales pour la barre de tâches Windows ou si vous utilisez Chrome avec l'extension Hub Sales pour Chrome. Les utilisateurs de compte Hub Sales payant reçoivent également des notifications lorsque le destinataire clique sur l'un des liens proposés dans l'e-mail. Ces informations sont enregistrées dans le flux d'activité de votre compte HubSpot, ou dans votre application de la barre d'état Windows si vous utilisez le complément Hub Sales pour Outlook. Les e-mails suivis, mais pas enregistrés, ne sont pas enregistrés dans la chronologie des contacts dans HubSpot.
  • E-mail enregistré : e-mail enregistré sur la chronologie des contacts dans HubSpot. Les pièces jointes incluses dans l'e-mail seront également enregistrées dans la fiche d'informations du contact. Ainsi, vous pouvez assurer le suivi de vos communications par e-mail avec un prospect dans HubSpot. L'objectif d'un e-mail enregistré consiste à consigner les interactions qu'il suscite entre son destinataire et vous-même, mais il ne vous donne aucune information sur les taux de clics ou d'ouverture.

Gardez à l'esprit qu'il est possible d'envoyer un e-mail qui est à la fois suivi et enregistré. Vous pouvez ainsi savoir lorsqu'il est ouvert et en conserver une copie dans HubSpot.

Remarque : Le panneau de tâche de l'extension doit être ouvert dans votre boîte de réception lorsque vous envoyez un e-mail enregistré ou suivi. Vous pouvez épingler ce panneau de tâche afin qu'il soit ouvert par défaut dans votre boîte de réception.

Cet article aborde le suivi des e-mails et l'enregistrement des e-mails avec le complément Hub Sales pour Office 365. Si vous utilisez le complément pour Outlook, découvrez comment suivre et enregistrer des e-mails avec le complément pour Outlook.

Envoyer un e-mail suivi à l'aide du complément pour Office 365 depuis Outlook sur un PC ou un Mac

Pour envoyer un e-mail suivi à l'aide du complément pour Office 365 depuis Outlook sur un PC ou un Mac :

  • Connectez-vous à votre compte Outlook.
  • Rédigez un nouvel e-mail.
  • Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
  • Dans la fenêtre de message, cliquez sur Outils de Hub Sales.
  • Dans le panneau de droite, sélectionnez la case à cocher Suivre les ouvertures d'e-mails (les utilisateurs Hub Sales Starter, Pro et Entreprise verront Suivre les ouvertures d'e-mails et les clics).
  • Gardez la fenêtre Hub Sales ouverte dans votre boîte de réception, puis cliquez sur Envoyer.

Remarque : Les notifications en temps réel ne sont disponibles que si vous utilisez le complément Hub Sales pour Office 365 en liaison avec l'extension Hub Sales pour Chrome ou Hub Sales pour la barre d'application de Windows (Windows uniquement). Dans le cas contraire, vous verrez uniquement les activités dans votre flux d'activité HubSpot.

Envoyer un e-mail suivi à l'aide du complément pour Office 365 depuis un compte Outlook sur le web ou Outlook.com

Pour envoyer un e-mail suivi à l'aide du complément pour Office 365 depuis un compte Outlook sur le web ou Outlook.com :

  • Connectez-vous à votre compte Outlook.
  • Rédigez un nouvel e-mail.
  • Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
  • Dans l'angle inférieur droit de la fenêtre de composition de l'e-mail, cliquez sur le logo HubSpot sprocket.
  • Dans le panneau de droite, sélectionnez la case à cocher Suivre les ouvertures d'e-mails (les utilisateurs Hub Sales Starter, Pro, et Entreprise verront Suivre les ouvertures d'e-mails et les clics).
  • Gardez la fenêtre Hub Sales ouverte et la case cochée, puis cliquez sur Envoyer.

Remarque : Les notifications en temps réel ne sont disponibles que si vous utilisez le complément Hub Sales pour Office 365 en liaison avec l'extension Hub Sales pour Chrome ou Hub Sales pour la barre d'application de Windows (Windows uniquement). Dans le cas contraire, vous verrez uniquement les activités dans votre flux d'activité HubSpot.

Afficher le statut de l'e-mail suivi

Avant que votre contact n'ouvre l'e-mail, la ligne objet de l'e-mail et le destinataire apparaîtront dans votre flux d'activité dans HubSpot en tant que Envoyé. 

Vous pouvez également voir les interactions de vos contacts avec les e-mails suivis à partir de l'extension Chrome ou à partir de la barre d'application de Windows. Pour accéder à votre flux d'activité à partir de l'extension Chrome, cliquez sur le logo HubSpot sprocket dans l'angle supérieur droit de votre navigateur Chrome.

Vous pouvez également consulter votre flux d'activité depuis l'application de la barre d'état pour Windows si vous avez installé le complément Hub Sales pour Windows. Cliquez sur le logo HubSpot sprocket dans la barre d'état Windows.

Lorsqu'un contact ouvre votre e-mail, vous recevez une notification en temps réel directement sur votre bureau. Cet e-mail est alors marqué comme Ouvert dans votre flux d'activité. Cliquez sur le menu déroulant Afficher toutes les activités sous le nom du contact pour voir quand le destinataire a ouvert votre e-mail. Vous verrez également un historique des activités du contact figurant dans le menu déroulant. Découvrez-en davantage sur le fonctionnement du suivi des e-mails ainsi que des notifications commerciales et la désactivation du suivi.

Enregistrer des e-mails

Pour enregistrer un e-mail et ajouter de nouveaux contacts à HubSpot à partir d'un e-mail enregistré, l'adresse e-mail à partir de laquelle vous envoyez des e-mails doit correspondre à :

Vous pouvez spécifier des adresses e-mail et des domaines de messagerie pour lesquels vous ne souhaitez pas enregistrer d'e-mails dans les paramètres de votre compte HubSpot. Vous pouvez également ajouter ces domaines et adresses e-mail dans les paramètres de votre complément.

Remarque : Les e-mails de plus de 30 Mo ne seront pas enregistrés dans votre compte HubSpot. Les pièces jointes sont incluses dans cette limite. Vos e-mails seront bien transmis au contact, mais ils n'apparaîtront pas dans sa fiche d'informations.

Le processus d'enregistrement d'un e-mail diffère légèrement selon le client de messagerie que vous utilisez :

Envoyer un e-mail enregistré à l'aide du complément pour Office 365 depuis Outlook sur un PC ou un Mac

Pour envoyer un e-mail enregistré à l'aide du complément pour Office 365 depuis Outlook sur un PC ou un Mac :

  • Rédigez un nouvel e-mail dans Outlook.
  • Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
  • Cliquez sur Outils de Hub Sales dans le menu supérieur du message.
  • Dans la fenêtre droite, sélectionnez la case à cocher Enregistrer cet e-mail dans HubSpot. Votre adresse Cci sera automatiquement renseignée dans le champ Cci.
  • Gardez la fenêtre Hub Sales ouverte et la case cochée, puis cliquez sur Envoyer.

Envoyer un e-mail enregistré à l'aide du complément pour Office 365 depuis un compte Outlook sur le web ou Outlook.com

Pour envoyer un e-mail enregistré à l'aide du complément pour Office 365 depuis un compte Outlook sur le web ou Outlook.com :

  • Connectez-vous à votre compte Outlook.
  • Rédigez un nouvel e-mail.
  • Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
  • Dans l'angle inférieur droit de la fenêtre de composition de l'e-mail, cliquez sur le logo HubSpot sprocket.
  • Dans la fenêtre droite, sélectionnez la case à cocher Enregistrer cet e-mail dans HubSpot. Votre adresse Cci sera automatiquement renseignée dans le champ Cci.
  • Gardez la fenêtre Hub Sales ouverte et la case cochée, puis cliquez sur Envoyer.

Afficher un e-mail enregistré dans HubSpot

Les e-mails enregistrés dans HubSpot à l'aide de l'extension pour Office 365 seront automatiquement associés à la fiche d'informations du destinataire, à la fiche d'informations de la société associée et aux cinq dernières fiches d'informations de transaction associées au contact.

Pour afficher un e-mail enregistré dans HubSpot :

  • Dans votre compte HubSpot, naviguez vers vos contacts, entreprises, ou transactions.
  • Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
  • Sur la chronologie, localisez l'e-mail enregistré. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes dans l'e-mail : 
      1. Fiches d'informations associées : cliquez pour modifier les fiches d'informations d'entreprise ou de transaction associées.
      2. Épingler : cliquez pour épingler l'e-mail en haut de la chronologie du contact.
      3. Supprimer : cliquez pour supprimer l'activité d'e-mail de la chronologie.
      4. Détails : cliquez pour afficher des informations précises sur l'envoi de l'e-mail.
      5. Développer : cliquez pour afficher l'intégralité du corps de l'e-mail. S'il s'agit d'une conversation e-mail en continu, cliquez sur Afficher le fil pour voir tous les e-mails.
      6. Pièces jointes : cliquez pour ouvrir les pièces jointes associées à cet e-mail spécifique.
      7. Répondre : cliquez sur Répondre pour répondre à l'e-mail directement depuis HubSpot.

Remarque : Pour répondre aux e-mails depuis HubSpot et enregistrer les réponses entrantes dans HubSpot, votre boîte de réception doit être connectée.
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