Enregistrement des conversations téléphoniques non enregistrées dans HubSpot

Plusieurs raisons peuvent expliquer qu'un appel passé avec l'outil Calling de HubSpot ne se soit pas enregistré dans la chronologie d'un contact. 

L'enregistrement des appels est désactivé 

La possibilité d'enregistrer les appels est un paramètre appliqué à l'échelle d'un compte, affectant tous les utilisateurs passant des appels via ce compte. Cette fonctionnalité peut être activée/désactivée par un compte administrateur :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Ventes > Calling. 

• Cliquez pour activer ou désactiver l'option Activer l'enregistrement. Si ce paramètre est désactivé, le bouton Enregistrer ne s'affiche pas lorsque vous passez un appel. Si l’option d'enregistrement n’apparaît pas, vérifiez auprès des autres administrateurs de votre compte s'ils ont désactivé ce paramètre.

L'enregistrement nécessitait un consentement mutuel 

Certaines zones géographiques ont instauré des lois relatives au consentement mutuel, signifiant que les deux parties (l'appelant et le contact qui reçoit l'appel) doivent accepter l'enregistrement de l'appel. Si vous composez régulièrement des numéros situés dans des États américains sans exigence relative au consentement mutuel, vous avez sans doute l'habitude d'enregistrer vos appels par défaut sans avoir à cliquer sur le bouton Enregistrer. 

Toutefois, lorsque vous passez un appel dans l'un des 13 États américains ou l'un des pays ayant établi une loi sur le consentement mutuel, vous devez cliquer sur le bouton Enregistrer. Dans la fenêtre contextuelle qui s'ouvre, vous devez sélectionner l’option J'ai informé mon interlocuteur pour confirmer que le destinataire de l'appel a accepté son enregistrement.

Si vous ne cliquez pas sur le bouton Enregistrer et ne confirmez pas que vous avez obtenu le consentement du destinataire de l'appel, celui-ci ne sera pas enregistré. 

L'enregistrement a été désactivé avant la fin de l'appel  

Si le bouton Enregistrer est rouge lorsqu’un appel se termine, celui-ci est enregistré. À l'inverse, si l'enregistrement est activé au début de l'appel puis désactivé avant qu'il ne se termine, il ne sera pas enregistré. 

Enregistrement désactivé : 

Enregistrement activé : 

Pour enregistrer un appel, assurez-vous que le bouton d'enregistrement est activé lorsque vous le passez et ne le désactivez à aucun moment pendant l'appel. Une fois l'appel terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer afin que l'appel et l'enregistrement soient sauvegardés dans la chronologie du contact concerné.

L'enregistrement a été supprimé manuellement 

Tout utilisateur ayant accès à la chronologie des contacts peut supprimer un enregistrement en cliquant sur l'icône de suppressiondelete en regard de cet enregistrement et en confirmant la suppression dans la fenêtre contextuelle qui s'ouvre. 

Si un enregistrement qui figurait précédemment dans la chronologie d'un contact est manquant, vérifiez auprès de tous les utilisateurs du compte en relation avec ce contact afin de savoir si l'un d'entre eux l'a supprimé.